10 Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement

Wir alle haben gleich viel davon und den meisten von uns ist das zu wenig, doch besitzen tut sie eigentlich keiner: die Zeit. Gerade auch im Büro spielt der Faktor Zeit eine wichtige Rolle, so gibt es doch noch ein Leben weg von Schreibtisch, Bildschirm und Co. Wie also vorgehen um effizienter zu arbeiten, sprich also Zeit zu sparen? Cordula Nussbaum hat mit „300 Tipps für mehr Zeit“ gleich ein Buch darüber geschrieben. Die Zeit-Expertin rät, sich erst einmal die eigenen Ziele festzulegen und sich dann zu überlegen, welche Zeitspar-Kniffe am besten helfen könnten. Sei es nun beruflich oder privat, anwenden kann man ihre Tipps überall. Ich habe für Sie meine bewährtesten Zeitspartricks zusammengetragen, die sich meiner Meinung nach immer eignen:

Tipp Nummer 1: Schreiben Sie sich eine To-Do-Liste

Schreiben Sie auf, was Sie heute erreichen möchten. Damit strukturieren Sie nicht nur Ihren Arbeitstag, Sie transferieren auch Gedanken von Ihrem Kopf aufs Papier und geben Ihrem Gehirn wieder mehr Speicherkapazität frei. Aufschreiben hilft, Ihre Gedanken zu ordnen, und so geht auch bestimmt nichts vergessen. Wichtig dabei: Planen Sie realistisch und nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Planen Sie zum Beispiel auch mal Puffer mit ein. Ich war schon manchmal froh um das eine oder andere zusätzlich eingeplante Zeitfenster.

Tipp Nummer 2: Vermeiden Sie Unterbrechungen und Störungen von aussen

Telefon, E-Mail, der Kollege vom Büro nebenan… So manche Unterbrechung lässt sich nicht vermeiden. Doch viele von ihnen lassen sich planen. Versuchen Sie doch mal, Ihre E-Mails bewusst abzurufen und nicht jedes Mal gleich die angefangene Arbeit liegen zu lassen nur weil da unten rechts ein kleiner Briefumschlag erscheint. Unvermeidbare Störungen wie kurze Treffen mit Kollege oder Telefonate planen Sie am besten bewusst in Ihren Tagesablauf ein. Für mich hat es sich bewährt, solche Aufgaben auf Randzeiten zu legen, also z.B. nach der Mittagspause oder gegen 16:00 Uhr. So wird mein Arbeitsnachmittag nicht mittendrin unterbrochen.

Tipp Nummer 3: Was ist dringend? Was ist wichtig?

Da wären wir wieder bei meiner liebsten Zeitmanagementtechnik, der Eisenhower-Matrix. Cordula Nussbaum meint hierzu: „In der Regel lassen wir uns von den Dingen, die dringend sind, jagen und kommen deshalb nur selten zu den wirklich wichtigen Aufgaben.“ Wie diese Technik funktioniert, können Sie hier nachlesen.

Tipp Nummer 4: Schotten Sie sich auch mal ab

Sie kennen doch die „Bitte nicht stören“ Schilder, die man vor die Hotelzimmertür hängen kann? Wieso nicht auch im Büro? Planen Sie für wichtige Dinge oder anspruchsvolle Denkaufgaben bewusst „stille Stunden“ mit ein und schotten Sie sich ab. Das funktioniert übrigens nicht nur, wenn man ein eigenes Büro hat. Bei uns hat jeder eine kleine Tafel mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“. Wenn diese auf dem Schreibtisch steht, wissen die Kollegen Bescheid.

Tipp Nummer 5: Kommunizieren Sie!

Tipp Nummer 4 funktioniert gleich noch viel besser, wenn Sie Ihre Kollegen wissen lassen, dass Sie heute unter Strom stehen. Überhaupt erleichtert gute Kommunikation so einiges. Wenn Sie beispielsweise an einem bestimmten Tag nur bis 16 Uhr im Büro sind, informieren Sie Ihre Kollegen frühzeitig. So vermeiden Sie last-minute Aktionen und stressiges Aufarbeiten am nächsten Tag.

Tipp Nummer 6: Nutzen Sie Ihre Leistungshochs

Wann arbeiten Sie am konzentriertesten? Wann haben Sie Ihre Tiefs? Beobachten Sie sich doch mal einige Tage lang und notieren Sie sich, wann Sie sich wie fit fühlen. Passen Sie dann Ihre Aufgaben Ihrer Tagesform entsprechend an.

Was sind Ihre Rezepte für ein erfolgreiches Zeitmanagement? Schreiben Sie uns doch, wir sind gespannt auf Ihre Inputs!

Tipp Nummer 7: Reduzieren Sie Ihren Aufwand

Zugegeben, ich gehöre auch zum Typ „Perfektionist“, doch manchmal ist gut einfach schon gut genug. Vilfredo Pareto prägte das statistische Phänomen, welches seinen Namen trägt und auch als „80-zu-20-Regel“ bekannt ist. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Umgekehrt benötigt man für ein volles 100% Ergebnis – also für die restlichen 20% - noch rund 80% des Aufwandes und somit die meiste Arbeit. Klar gibt es Aufgaben, die zu 101% perfekt sein müssen. Doch bei so manchen unserer Arbeitsaufträge ist gut doch eigentlich gut, oder?

Tipp Nummer 8: Legen Sie sich persönliche Checklisten an

Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben oder bei solchen, die Sie delegieren können, sind Checklisten genau das Richtige. Wenn Sie sich also das nächste Mal eine Checkliste für die nächste Messe, das Kick-Off-Meeting im Januar oder den Frühjahrsbüroputz anlegen, machen Sie doch gleich eine Vorlage draus.

Tipp Nummer 9: Das Direkt-Prinzip

Dieses Prinzip besagt, dass Sie alle Aufgaben, die Sie innerhalb von drei bis vier Minuten erledigen können, sofort erledigen sollen, und zwar unabhängig von ihrer Dringlichkeit. So bekämpfen Sie „Aufschieberitis“ und verlängern Ihre To-Do-Liste nicht um unnötigen Kram.

Tipp Nummer 10: Nein sagen

Hilfsbereitschaft unter Kollegen ist wichtig, unbestritten. Doch wenn Ihnen der Chef schon wieder im Nacken sitzt oder die Kollegen zum x-ten Mal mit einem Problem bei Ihnen antanzen und es Ihnen wirklich gerade gar nicht passt, dann tun Sie es: sagen Sie Nein. Sie müssen es ja nicht gerade durch die Flure brüllen, eine charmante Absage an Ihr Gegenüber bringt nicht nur die gewünschte Wirkung sondern erhöht auch den Respekt.