Das papierlose Büro - Zukunft oder schon Realität?

Was wäre wenn… unser Büro plötzlich papierlos wäre? Oh Schreck, ist hier bei vielen der erste Gedanke. Wie würden wir dieses Projekt angehen, wo anfangen? Warum sollten wir uns auf das papierlose Büro einlassen? Was wären die Vor- was die Nachteile? Eine auf den ersten Blick harmlose Fragestellung, die jedoch eine ganze Flut an neuen Fragezeichen mit sich bringt.

Der Mensch und das Papier

Ein erster Schritt der von uns Büromenschen verlangt würde wäre, dass wir uns loslösen von Papier und Stift. Was verbindet uns eigentlich mit diesem Werkzeug? Schon als Kleinkind machten wir nicht nur unsere ersten Gehversuche sondern kritzelten unsere Kunstwerke mit Buntstiften auf Papier, konnten sie fühlen und – einige von uns – sogar schmecken. Unsere Eltern strahlten beim Anblick der Zeichnungen und so machten wir vertrauensvoll weiter, über das Papier hinaus auf grössere Leinwände wie Wände und Teppiche – was dann wiederum der Euphorie unserer Erzieher interessanterweise ein abruptes Ende setzte. Wir verbinden also eine kindliche Kreativität und Sorglosigkeit gepaart mit einem Berg Selbstvertrauen in unser geliebtes Papier und Schreibzeug. Die Loslösung von unserer Papierprägung geschieht also nicht so einfach von heute auf morgen. Pro und Kontra werden sorgsam gegeneinander abgewogen.

Die Vorteile des papierlosen Büros sind zahlreich:

-       Wichtige Informationen können schnell und einfach bereitgestellt werden
-       Der Papierverbrauch wird reduziert, Mehrfachkopien fallen weg
-       Weniger Aktenordner benötigen weniger Archivräume und somit weniger Raumfläche
-       Die Umwelt wird entlastet
-       Büromaterial wie Klarsichtmappen, Stifte, Bostitch und vieles mehr wird eingespart
-       Der Kunde erhält die gewünschten Informationen und Unterlagen, z.B. ein Angebot, schneller als zuvor
-       Alle Daten sind bei Bedarf mit mobilen Geräten von überallher abrufbar

Doch auch Nachteile bringt es mit sich:

-       Papier steht auch bei einem Computerabsturz oder bei Stromausfall zur Verfügung
-       Verträge und Urkunden müssen oftmals in ihrer ursprünglichen Papierform aufbewahrt werden
-       Eine Umstellung auf papierloses Büro mit hohem Aufwand und Kosten verbunden
-       Sämtliche Arbeitsprozesse müssen angepasst werden, die Mitarbeiter müssen auf das Thema „papierlos“ sensibilisiert und geschult werden

Von privaten Selbstversuchen und papierlosen Offices

Es gibt sie übrigens durchaus, die Papierlos-Pioniere: Achim Barczok entschied sich nach einem gescheiterten Versuch vor über zehn Jahren, erneut papierlos im Büro und Alltag durchzustarten. Seine Kriterien waren: kein Papier verbrauchen, Papiereingänge vermeiden und Papierbestände reduzieren. 

Ein Betrieb, der vollständig papierlos arbeitet, ist die niederländische IT-Firma Decos, die seit 2011 den Traum vom papierlosen Büro bis zu 99 % umgesetzt hat. An den Bildschirmarbeitsplätzen sind nicht einmal die kleinsten Zettel zu finden, keine Druckergeräusche, nur das klacken der Tastatur ist zu hören. Seit kurzem wurde sogar das Toilettenpapier verbannt. Es wird nur noch mit Wasser gespült und gereinigt. Interessant…

Weg vom Chaos hin zum aufgeräumten Schreibtisch

Sie wollen es also wagen? Dann geben wir Ihnen folgende Gedanken mit auf den Weg: Der Einstieg ins papierlose Büro beginnt mit der Frage, welche der ausgedruckten Papiere tatsächlich auf unserem Schreibtisch liegen müssen um danach im Aktenordner zu verschwinden. Dann drängt sich natürlich die Frage auf, wer sich denn überhaupt um ein solches Projekt kümmern soll. Vielleicht gibt es bei Ihnen in der Firma bereits ein Mitarbeiter, der entsprechende Fachkompetenz und Erfahrung im Bereich digitaler Dokumentenhaltung/ -archivierung vorweisen kann. Ansonsten sind Sie auf die Hilfe eines erfahrenen Experten angewiesen.

Der Scanner ist sicher ein erster Schritt um Rechnungen und Lieferscheine zu digitalisieren und so Bürotische und Aktenschränke zu entlasten. Noch besser ist es, wenn die entsprechenden Unterlagen vom Lieferanten direkt als PDF gesendet werden. Auch enorm wichtig: die gespeicherten Dateien müssen eine vernünftige Bezeichnung haben, damit wir sie schnell und effizient finden können.

Sich durch den Fachjargon-Dschungel durchzukämpfen und unter der Vielzahl der verschiedenen Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, den Überblick zu behalten, ist nicht einfach. Hier ist ausgiebiges Vergleichen angesagt und der Rat von erfahrenen Anwendern und Experten gefragt. Diese können sicher auch betreffend Datenschutz und Kosten den einen oder anderen wertvollen Tipp geben.

Dann sind da noch die zukünftigen Nutzer: sie müssen sich mit verschiedenen wichtigen Begriffen vertraut machen und unter Umständen auch Trainings erhalten, um sich mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem zurecht zu finden. Gerade beim Faktor Mensch sollte man nicht knausern. Denn was bringt uns das beste, effizienteste DMS wenn es von den Usern am Schluss nicht richtig genutzt wird?

Unser Fazit: Das papierlose Büro trägt nicht nur dazu bei, wertvolle Materialressourcen einzusparen, sondern sorgt durch abgeänderte Arbeitsweisen auch für eine höhere Effizienz der Prozesse.

Was wäre wenn… wir uns auf diese Herausforderung gezielter einlassen würden?