Ferienzeit - Bereit für Ihre Abwesenheit?

Die wohlverdiente Ferienzeit steht mit dem Sommer vor der Tür. Mit diesen erprobten Tipps, werden Sie Ihren Urlaub um einiges mehr geniessen können.

Gut geplant ist halb erledigt

Es lohnt sich, die eigene Abwesenheit schon früh zu planen. Setzen Sie Prioritäten, dann können Sie entscheiden, was damit passiert:

-       Muss noch vor meinem Urlaub erledigt werden
-       Kann an einen Arbeitskollegen delegiert werden
-       Kann warten bis ich zurück bin

Büroabwesenheit rechtzeitig kommunizieren

Während welchem Zeitraum sind Sie nicht erreichbar? Lassen Sie es Vorgesetzte, Kunden und Kollegen frühzeitig wissen. Informieren Sie auch darüber, wer während Ihrer Urlaubszeit der richtige Ansprechpartner für dringende Anliegen ist.

Stellen Sie die elektronischen Helfer an Ihrem Arbeitsplatz auf «abwesend», besprechen Sie den Anrufbeantworter mit einer sympathischen Nachricht oder leiten Sie das Telefon direkt auf den Arbeitskollegen um. Damit Ihre E-Mailanfragen nicht ungelesen bleiben, denken Sie daran, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten.

Automatische E-Mail Antwort:

Formulieren Sie Ihre Out-of-Office Nachricht möglichst positiv. Anstatt nur den Zeitraum Ihrer Abwesenheit zu erwähnen, schreiben Sie auch ab wann Sie wieder erreichbar sind.

Ihre Stellvertretung informieren

Nehmen Sie sich Zeit für die Übergabe und allfällige Fragen, die auftauchen können. Mit klar formulierten Anweisungen lässt es sich leichter arbeiten.

Falls Ihre Stellvertretung auch Ihre E-Mails bearbeitet, so hat sich folgendes System bewährt: Erstellen Sie in Ihrem Posteingang drei Ordner:

1. Zu erledigen, 2. Erledigt, 3. Zur Information

Eingehende E-Mails können nach und nach in die jeweiligen Kategorien verschoben werden.

Schreibtisch aufräumen

Nutzen Sie die Gelegenheit, auf dem Bürotisch Ordnung zu machen. Wer das Ganze gleich als Zeitpunkt für eine grösser angelegte Aufräumaktion sieht, der findet hier 10 Tipps, um das Büro wieder auf Hochglanz zu bringen. 

Loslassen und Abschalten

Falls es nicht anders geht, legen Sie fest, in welchem Fall Sie kontaktiert werden möchten und wann und wie Sie erreichbar sind. Aber wirklich nur, wenn’s sein muss und denken Sie daran, wichtige Besprechungen und Meetings sollten nicht direkt nach dem Urlaub angesetzt werden.

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