Ferienzeit: Sind Sie bereit für Ihre Abwesenheit?

Man mag es glauben oder nicht, aber der Sommer steht vor der Tür und mit ihm die Zeit auf die wir alle sehnlichst warten: die Ferienzeit. Blasshäutige Büromenschen tauschen Krawatte und Kaffeetasse gegen Badedress und Strandtuch und lassen sich mal so richtig die Sonne auf den (eingecremten!) Bauch scheinen. Wohin es Sie auch verschlägt, ob Trekking im Himalaya, mit Schirmchendrink am Strand von Thailand fläzen oder zum Extrem-Shopping nach New York, Sie werden Ihren Urlaub um einiges mehr geniessen können, wenn Sie ein paar gut gemeinte und selbst erprobte Tipps beherzigen.

Wie steht’s um Ihre Urlaubsplanung? Und wie sieht’s mit der Zurück-im-Büro-Planung aus?

Damit die im Urlaub so mühsam erworbene Entspannung nicht gleich wieder flöten geht, heisst es auch hier: Planung ist das halbe Leben. Wie also bereiten Sie Ihre Abwesenheit so vor, dass Sie nach Ihren Ferien nicht mit Mails und Anfragen überflutet werden? Was können Sie JETZT tun, um nach dem Urlaub ganz locker in den Arbeitsalltag zu starten? Mit einer guten Abwesenheitsplanung tun Sie nicht nur sich selbst viel Gutes, Sie entlasten auch Ihre Arbeitskollegen, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten. Auch fällt das Abschalten um einiges leichter, wenn man weiss, dass im Büro alles rund läuft während man selbst verdientermassen auf der faulen Haut liegt.

 

Gut geplant ist halb erledigt

Wie oft kommt es vor, dass wir bis zur letzten Arbeitsminute noch rackern und kaum sind wir in den Ferien, werden wir krank. Darum lohnt es sich, die eigene Abwesenheit schon früh zu planen. Setzen Sie Prioritäten und bündeln Sie Ihre Aufgaben nach dem Prinzip der Eisenhower-Matrix. Dann können Sie entscheiden, was damit passiert:

-       Muss noch vor meinem Urlaub erledigt werden
-       Kann an einen Arbeitskollegen delegiert werden
-       Kann warten bis ich zurück bin

Planen Sie auch ruhig etwas Pufferzeit für kurzfristige Dinge ein, denn diese kommen bestimmt! So bricht auch im letzten Moment keine Hektik aus und Sie müssen Ihre Kollegen nicht noch zusätzlich mit angefangenen Arbeiten belasten.

 
Kommunizieren Sie Ihre Büroabwesenheit rechtzeitig

Lassen Sie Kunden, Kollegen, Vorgesetzte und Mitarbeiter frühzeitig wissen in welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar sind. So schaffen Sie genügend Zeit für Übergaben und das Klären von allfälligen Fragen. Wichtige Randnotiz: mit „frühzeitig“ meine ich nicht die Info „Ich bin dann mal weg“ am Freitagnachmittag. Damit schiessen Sie sich nämlich schnell mal ein Eigentor. Informieren Sie auch darüber, wer während Ihrer Urlaubszeit der richtige Ansprechpartner für dringende Anliegen ist.

Sie haben niemanden, der Sie vertritt während Sie Ihre Zehen im Sand vergraben? Dann ist es umso wichtiger, dass Sie frühzeitig und klar kommunizieren, um Stress und Unzufriedenheit zu vermeiden.

Ebenso wichtig ist es, die elektronischen Helferlein an Ihrem Arbeitsplatz auf „abwesend“ zu stellen: Den Anrufbeantworter mit einer charmanten Nachricht besprechen oder das Telefon gleich auf den Arbeitskollegen oder den Empfang umleiten. Damit Ihre E-Mailanfragen nicht ungelesen vor sich her schmoren und deren Verfasser sich nicht grün und blau über Ihr Nichtantworten der so wichtigen Mail ärgern, vergessen Sie nicht, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten.

Automatische E-Mail Antwort:

Formulieren Sie Ihre Out-of-Office Nachricht möglichst positiv. Anstatt nur den Zeitraum Ihrer Abwesenheit zu erwähnen, schreiben Sie auch ab wann Sie wieder erreichbar sind.


Ihre Stellvertretung: Was du nicht willst das man dir tu…

…das füg auch keinem andern zu. Machen Sie Ihren zurückgebliebenen Bürogspänli das Leben leichter. Nehmen Sie sich Zeit für die Übergabe und allfällige Fragen, die auftauchen können. Mit klar formulierten Anweisungen lässt es sich leichter arbeiten. Bei wiederkehrenden Aufgaben kann es sogar sinnvoll sein, Abläufe schriftlich festzuhalten. So können diese auch bei unvorhergesehenen Abwesenheiten problemlos für Sie erledigt werden.

Falls Ihre Stellvertretung auch Ihre E-Mails bearbeitet, so hat sich folgendes System bewährt: Erstellen Sie in Ihrem Posteingang drei Ordner: 1. Zu erledigen, 2. Erledigt, 3. Zur Information. Eingehende E-Mails können nach und nach in die jeweiligen Kategorien verschoben werden.


Schreibtisch aufräumen

Wenn nicht jetzt, wann dann? Nutzen Sie die Gelegenheit, auf dem Bürotisch klar Schiff zu machen. Wer das Ganze gleich als Zeitpunkt für eine grösser angelegte Aufräumaktion sieht, der findet hier 10 Tipps, um das Büro wieder auf Hochglanz zu bringen. Für einen entspannten Neubeginn nach den Ferien.

 

Loslassen und Abschalten

Ja es kann sein, dass der Arbeitskollege die Aufgabe nicht ganz so erledigt, wie Sie es gerne hätten. Schliesslich muss dieser neben Ihrer Stellvertretung auch seine übliche Arbeit erledigen. Mit einer seriösen Übergabe haben Sie dem aber schon mal entgegengewirkt (und sind fein raus..). Und so sehr Ihnen Ihr Schreibtisch in den nächsten Wochen fehlen mag, widerstehen Sie der Versuchung, ständig über die Arbeit nachzudenken oder – noch schlimmer – gar im Büro anzurufen. Ihr Ziel für einen entspannten Urlaub: kein oder so wenig Kontakt wie möglich mit der Firma. Selbsterklärte Unverzichtbarkeit ist hier fehl am Platze, denn der Mensch braucht Zeit, um einfach einmal abzuschalten. Gönnen Sie sich also lieber noch einen weiteren Schirmchendrink, eine Extrarunde Trekking oder doch das schicke paar Schuhe aus dem Schaufenster da hinten und lassen Sie Arbeit Arbeit sein. Die läuft Ihnen schon nicht davon.

Sollte es wirklich nicht anders gehen, legen Sie klar fest, in welchem Fall Sie kontaktiert werden möchten und wann und wie Sie erreichbar sind. Aber wirklich nur, wenn’s sein muss, okay?

 

Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub

Damit Sie nach Ihrer Rückkehr ins Büro nicht in den Post-Holiday-Blues verfallen, planen Sie ruhig auch die ersten Tage im Büro schon vor Ihrer Abreise. Verschaffen Sie sich als erstes einen Überblick über die vergangenen Wochen, bevor Sie sich auf die Details stürzen.

Kommen Sie erst mal wieder richtig an im Büroalltag. Wichtige Besprechungen und Meetings sollten nicht direkt nach dem Urlaub angesetzt werden.

Was sich ausserdem bei mir bewährt hat: Schreiben Sie sich eine To Do Liste für den ersten Arbeitstag. Denn glaubt man der Werbung, gibt es schliesslich auch Ferien, in denen man alles vergisst…

Was haben Sie für Rituale, Tipps und Tricks auf Lager? Schreiben Sie uns!

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