Frühlingsputz: Phänomen Aufräumen

Der Frühling steht vor der Tür. Die ersten Blumen strecken ihre Köpfe der Sonne entgegen und wir Menschen erwachen aus unserer Wintertrance. Plötzlich sind wir wieder voller Energie und Tatendrang. Aber wohin mit all der Tatkraft? Wie wär’s denn zum Beispiel mit einem Büro-Frühlingsputz? Den Schreibtisch mal wieder richtig auf Vordermann bringen, das Büroregal entstauben, die Berge von Akten, die sich rechts und links vom Bildschirm türmen, endlich ablegen (wie war das mit den guten Vorsätzen zum neuen Jahr..?).

Klingt ganz einfach, und doch zögern wir, wenn’s ums Aufräumen geht. Wieso eigentlich? Ordnung machen ist eben nur eine Seite der Medaille, Ordnung halten dann die andere. Ja das mit der Ordnung hat eben so seine Tücken. Denn jeder Mensch tickt anders. Oder wie es Michael Erlhoff von der Köln International School of Design (KISD) so treffend formuliert: "Man könnte sagen, Chaos ist nichts anderes als die jeweils eigene Ordnung". Chaos ist also subjektiv? Jein.

Es mag durchaus sein, dass sich einige in den geologischen Strukturen ihrer Schreibtischberge bestens auskennen. Sie zaubern dann das Memo von vor 3 Wochen ohne zu zögern aus einem der Aktenstapel. Diese Spezies ist jedoch äusserst selten. So sagt die Organisationsexpertin Siglinde Sonnenholzer klar, Unordnung sei kein Zeichen von Charakterschwäche. Den Kreativen unter uns sei ein aufgeräumter Schreibtisch einfach nicht so wichtig. Da kann sich tummeln was will, von Entwürfen, Dokumenten und anderen Unterlagen, je mehr desto lustiger. Klar sieht das für Aussenstehende wie Unordnung aus, muss es aber nicht unbedingt sein. Der kreative Geist findet sich wunderbar zurecht. Meistens jedenfalls. Solche kreativen Ausuferungen können aber auch dazu führen, dass man seine „persönliche Ordnung“ irgendwann selbst nicht mehr durchschaut. Höchste Zeit also, dem Chaos eine klare Ansage zu machen! Dich mach ich fertig!

Erwähnte Organisationsexpertin ist denn auch der Meinung, dass Chaos das Genie behindert. Es gibt also noch Hoffnung für uns alle. Und die liegt – wohl oder übel – im Aufräumen.

An dieser Stelle habe ich ein wenig Ursachenforschung betrieben: wie entsteht denn so ein Papierstapel überhaupt? Hier lassen sich drei klare „Organisationsfallen“ ausmachen:

Oft handelt es sich um Fälle akuter Aufschieberitis: „Das mach ich später“ gehört zum Standardrepertoire des Betroffenen. Nur ist später leider ein sehr dehnbarer Begriff. Also wird aus später am Tag auch schnell mal später im Monat. Und so verschwinden Pendenzen in den endlosen Weiten der Papierfluten.

Tipp: Überlegen Sie sich bei jeder Aufgabe, wie schnell sie sich erledigen lässt. Sind es weniger als 10 Minuten, tun sie es sofort. Bei grösseren Aufgaben heisst es Prioritäten setzen: Terminieren, delegieren oder eliminieren. Letztere sollte nur mit Vorsicht angewandt werden.
Das persönliche Ablagesystem ist nicht so organisiert, dass es dem standhält, was da alles so reinkommt. Ich weiss gerade nicht wo hin damit, also landet es auf dem Stapel.

Tipp: Analysieren Sie Ihren Posteingang und erstellen Sie klare, verständliche Kategorien. Vermeiden Sie wenn möglich Kategorien wie „Diverses“ (diesen Tipp sollte ich bei Gelegenheit auch mal umsetzen. Später.).
Als Letztes treffen wir auf ein Phänomen von eher psychologischer Natur: mit unsern Papierstapeln und Aktenbergen wollen wir bei uns selbst und unseren Kollegen Eindruck schinden. „Schaut mal wie viel ich zu tun habe!“ Und das reden wir uns selbst auch gleich noch ein. Das kann man auch hausgemachten Stress nennen.

Tipp: Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz frei von unnötigen Ordnern und Dokumenten. Wenn Sie wirklich viel zu tun haben, sehen Ihre Kollegen Ihnen das schon an..

Nun da wir die häufigsten Ursachen für die Entstehung eines Schreibtischdschungels kennen, geht es also zum nächsten Schritt: Anpacken! Tipps hierzu gibt es nächste Woche.

Und noch ein kleiner Trost zum Schluss von Uta Brandes von der KISD: „es gibt keinen Schreibtisch, der einfach nur sachlich neutral, sauber und ordentlich ist, so dass er tatsächlich dem Unternehmensbild entspricht.“ Also, ein bisschen Persönlichkeit darf (soll!) man ruhig stehen lassen.