Out of office reply – Ich bin dann mal weg
Es ist Ferienzeit, nur Sie sitzen im Büro rum?
Ist doch eigentlich gar nicht so schlecht, zur Hauptferiensaison zu arbeiten: Weniger Lärm im Büro, mehr Platz, nicht viel los, keine verstopften Züge und freie Fahrt auf den Strassen. Und endlich mal Zeit, dem nicht mehr zu übersehenden Pendenzenstapel Herr zu werden! Doch ausgerechnet jetzt ist genau der Kollege in Urlaub, der uns für Projekt X noch die Adressliste schuldet oder den wir bei Aufgabe Y um seinen fachmännischen Rat bitten wollten. Da kann man nichts machen, klar. Doch nervig ist es schon. Da hätten wir endlich Zeit, und genau jetzt die Person abwesend, die uns dabei helfen könnte, Unerledigtes endlich zu erledigen. Als wär das nicht schon schlimm genug, erfahren wir das auch noch auf äusserst charmante Art und Weise:
"Guten Tag
Ich bin vom 20.06.2016 bis 04.07.2016 abwesend. Ihre E-Mail wird nicht weiter geleitet."
HÄ?
Wie oft haben Sie diese Nachricht schon bekommen? Was löst sie bei Ihnen aus? Glücksgefühle bestimmt nicht. Diese in sich harmlose Ansage birgt nämlich grosses Frustpotenzial beim Leser. Geradeso gut könnte man schreiben "Hallo, ich bin in den Ferien und mir ist gerade alles andere egal. Viel Spass im überhitzten Büro, haha!" Okay, das mag ein bisschen überspitzt formuliert sein, aber es löst beim zurückgebliebenen Bürokollegen (oder Kunden!) in etwa dasselbe aus. Also, einmal zurückspulen und nochmals versuchen. Wie wär's denn mit:
"Guten Tag
Ich geniesse gerade meinen Urlaub und bin am 04.07.2016 wieder frisch und erholt für Sie da. Meine Kolleginnen und Kollegen kümmern sich in dieser Zeit um meine Mailbox und werden sich umgehend Ihrem Anliegen annehmen."
Das liest sich doch schon viel angenehmer. Und schon fällt uns das Arbeiten leichter. Solche positiv formulierten Botschaften sind psychologisch äusserst wertvoll. Sie können den Unterschied ausmachen zwischen einem Kunden, der sich weiter umsieht, und einem, der weiss dass er in guten Händen ist und gerne auf Ihre Rückkehr wartet.
Machen Sie's persönlich – aber bleiben Sie professionell
Jeder hat seinen eigenen Stil. Anstatt also stur vordiktierte Standartsätze abzutippen, wieso erfrischen Sie Ihre Leser nicht mit einer kreativeren Abwesenheitsmeldung? Bitte aber unbedingt die Finger lassen von abgedroschenen Witzchen wie "Ich bin mit der Sekretärin durchgebrannt" oder Angebereien: "Ich schlürfe am Strand von Maui gerade meinen Tequila Sunrise". Auch wenn die einen dies lustig finden mögen – es kommt nicht bei allen gut an.
Haupsache positiv
Eine "Out of Office" Antwort sollte also sicher mal positiv formuliert sein. Der Leser sollte sich ernst genommen fühlen und wissen, dass für sein Anliegen gesorgt wird. Positiv formulierte Sätze wie "Ich geniesse gerade meinen Urlaub" oder "Ich bin gerne am … wieder für Sie da" geben uns unbewusst ein gutes Gefühl. Denn es kann hart genug sein im Büro zu sitzen während alle anderen im Urlaub sind.
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