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Reden Sie mit uns über Ihr Büro!
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Projekt Showroom-Umbau 2018, Teil 1 …oder auch: Wir sind nicht Google!

„Showroom 2015“ stand auf meinem Projektmäppchen, was Ihnen gleich mal zeigt, lieber Leser, liebe Leserin, seit wann ich mir die Umgestaltung unserer Ausstellung schon auf die Fahne geschrieben hatte. Nämlich seit meinem Eintritt in die JOMA 2014. Es mussten einige Vollmonde ins Land ziehen, bevor wir uns nun wirklich diesem Projekt widmen konnten, dem ich schon seit vier Jahren entgegenfiebere. Diese Zeilen schreibe ich nun in unserem fast fertigen neuen Showroom, der mich wirklich umhaut. Umgehauen hat mich schon das Wasser, das während der Umbauphase dann plötzlich von der Decke tropfte, aber dazu später…

Freiwillige vor für unsere neue Büromöbelwelt!

So ganz alleine lässt sich solch ein Grossprojekt dann aber doch nicht realisieren. Nachdem ich im Team-Meeting einen Aufruf gestartet hatte, waren wir nun ein Projektteam von vier hochmotivierten Personen (oder auch 40% der Belegschaft - nicht schlecht, oder?). Gemeinsam mit Harry, Alessia und Tanja stürzte ich mich also in die Arbeit.

Phase 1: Grundlagenermittlung und Analyse

Und wir taten, was man immer tun sollte am Anfang eines Projekts:

   1. Planung und Zielsetzung
   2. Gaaaanz viele Fragen stellen

Unser Ziel war klar: Für unseren Tag der offenen Tür am 18.08.18 sollte unsere Ausstellung in neuem Glanz erstrahlen und unseren Besuchern ein Erlebnis bieten, bei dem sie neue Produkte selber testen und die unterschiedlichen Materialien wie Bambus, Rost (!), Vorhang- und Polsterstoffe anschauen, anfassen und ausprobieren können. Das Ganze immer mit dem Fokus auf die Ergonomie im Büro. Schliesslich sollen sich die Büromöbel dem Menschen anpassen, nicht umgekehrt. Also Ärmel hoch, ran an die Arbeit und fragen was das Zeug hält!

Den Teil mit dem Fragen stellen finde ich gar nicht so schwierig. Antworten zu bekommen schon. Da muss manchmal zwei-, dreimal nachgefragt werden. Gesagt, getan. Jeder Mitarbeiter wurde zitiert und ausgequetscht über Bewährtes und Störendes, Fehlendes und Überflüssiges. Und auch unsere Ausstellungsbesucher haben wir um ihr Feedback gebeten.

Es gibt so viele kreative, spannende Bürokonzepte! Bei einigen mag man sich zuweilen auch in Disneyland wähnen… Doch das ist nicht, was wir tun. Wir sind nicht Google. Wir müssen keine crazy-kreative Bürowelt mit Rutschbahn zeigen, denn das sind nicht wir und das sind nicht unsere Kunden. In einem solchen Projekt ist es nicht nur wichtig zu definieren, was man erreichen möchte, sondern auch zu wissen, wohin man nicht gehen will.

Die Auswertung dieser Interviews gab uns eine spannende Stossrichtung, diese wiederum führte zu noch mehr Fragen. „Was macht denn ein gutes Büro aus?“ wollte ich von meinem Team wissen. Nebst der obligaten Kaffeemaschine und dem Sitz-/Stehtisch (auf was für Ideen meine Leute auch immer kommen…) kamen auch Dinge, die auf den ersten Blick nichts mit Büromöbel zu tun haben mögen, doch lassen Sie sich nicht täuschen: „Motivierte Leute“ stand da, „Wohlfühlen“, „Sicherheit und Geborgenheit“, sowie „Austausch“. Ein guter Büroplaner kennt den Stellenwert dieser menschlichen Bedürfnisse, er erspürt diese im Gespräch und lässt sie in seine Planung mit einfliessen.

Kurzum, wir entschieden uns für drei Schlagwörter, die ein gutes Büro ausmachen:

1. Möglichkeiten: Ein gutes Büro bietet mir Flexibilität. Sei es am Arbeitsplatz selbst oder im Büroraum. In einem guten Büro habe ich die Möglichkeit, die Umstände (Licht, Tischhöhe, Schall) um mich herum zu beeinflussen.

2. Persönlich: Ein gutes Büro lässt die Besucher und Benutzer spüren, worum es in der Firma geht, es ist Teil der Corporate Identity.

3. Individuell: Ein gutes Büro passt sich seinen Benutzern an, nicht umgekehrt. In einem guten Büro kann der Benutzer mitgestalten.

Phase 2: Das Konzept unserer neuen Büromöbelausstellung

Und wie soll das Ganze denn jetzt aussehen? Wie äussern sich Möglichkeiten, Persönlichkeit und Individualität? Und wie stülpen wir unser zentrales Thema Ergonomie nun über das Ganze?

An dieser Stelle sei gesagt, dass wir das Konzept unserer Ausstellung wirklich komplett auf den Kopf gestellt haben. Weg von der klassischen Ausstellung mit jeder Menge Wissensvermittlung in Form von Infowänden hin zu einem Konzept in dem die Bürowelt von heute und morgen gespürt und erlebt werden soll. Auch ist es mir ein Anliegen, dass unsere neue Ausstellung nicht einfach nur als Anschauungsobjekt dient, sondern auch tatsächlich zum Arbeiten benutzt werden kann. Auf den gut 400m2 Ausstellungsfläche sollten also verschiedenste Arbeitsmöglichkeiten und Szenarien inklusive Möglichkeit zum Eigengebrauch gezeigt werden. Wir haben folgende Bereiche erarbeitet:

- Reception / Representation: Der Empfangsbereich ist der erste Eindruck, den der Besucher von Ihrem Unternehmen erhält.
- Collaboration / Creation: Zonen, in denen der kreative Austausch gefördert wird, sei es im Projekt oder bei der Entwicklung neuer Ideen.
- Communication: Zonen, in denen Kommunikation auf allen Ebenen ermöglicht wird: von der einfachen Begegnungszone für ein kurzes, lockeres Gespräch bei einer Tasse Kaffee bis hin zu repräsentativen Besprechungs- und Konferenzmöglichkeiten. Wichtig ist hier auch das Thema Open Space: Viele Büromenschen arbeiten in einer offenen Bürostruktur, nur wenige haben ein Einzel- oder Zweierbüro. Wie kann in einer solchen Struktur der Austausch zwischen den Mitarbeitenden gefördert werden ohne störend zu werden?
- Concentration: Das krasse Gegenstück zu oben. Manchmal muss man sich einfach zurückziehen können, um konzentriert und fokussiert arbeiten zu können.
- Contemplation: Wohin kann sich der Büromensch zurückziehen, um einfach mal kurz durchzuatmen? Wie wichtig Pausen im Arbeitsalltag sind, lesen Sie hier.

Wir unterteilten unseren Showroom in 21 Zonen, denen wir die oben erklärten Bereiche zuordneten. Die Tatsache, dass es sich nicht wirklich um ein Büro handelt, sondern um eine Ausstellung, war durchaus eine Herausforderung für uns. Nicht nur die Platzierung der Produkte, sondern auch die Führung durch die Ausstellung wurde diskutiert, genauso wie der Beratungsfluss der Einrichtungsberater.

Die grosse Herausforderung für uns doch schon ziemliche erfahrene Büroplaner: Wir planen eine AUSSTELLUNG. Es soll also schon aussehen und sich anfühlen wie in einem Büro, tatsächlich ist es aber ein Ort, an dem sich der Besucher rasch und möglichst einfach einen Überblick verschaffen kann und sich gemeinsam mit dem Einrichtungsberater seine neue, individuell auf ihn abgestimmte Büroeinrichtung zusammenstellen kann.

Und wie ging‘s weiter? Als nächstes machten wir uns an die eigentliche Büroplanung, es kam zu Durchbrüchen auf mehreren Ebenen (unter anderem eben auch von oben) und plötzlich waren ganz neue Player mit im Spiel. Doch dazu mehr im nächsten Artikel…


Über den Autor

Nadja Sternik

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