Schaffe, net schwätze

„Schaffe, net schwätze“, sagt’s im Schwabenland. Und galt lange auch in der arbeitsarmen Schweiz. „Schwätze“ macht aber einen Grossteil unseres Arbeitstages aus, deswegen sind wir noch lange nicht unproduktiv. Ist Kommunikation denn etwa keine Arbeit?
Tatsache ist, dass Kommunikation tatsächlich oftmals nur als notwendige Koordinationszutat zur „richtigen“ Arbeit gewertet wird. Doch wo wären wir, wenn wir dabei nicht auch kommunizieren würden? Heute werden rund zwei Drittel der Arbeitszeit von Büromenschen mit Kommunikation verbracht, so das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. Damit ist glücklicherweise nicht nur der Schwatz an der Kaffeebar gemeint, sondern jegliche Art des Sichmitteilens: Telefonieren, Lesen und Schreiben von E-Mails, Videochats, Conference Calls, Social Media Nutzung, Besprechungen und Meetings. Und Kommunikation soll keine Arbeit sein?

Die Bedeutung von Kommunikation bei der Arbeit

Kommunikation kostet uns deshalb so viel Arbeitszeit, weil Produkte und Dienstleistungen immer stärker individualisiert werden. Damit steigt auch der beratende Anteil unserer Arbeit. Wir kommunizieren somit auch mehr mit Kunden und Lieferanten, nicht nur mit unseren Arbeitskollegen. Doch auch intern ist der Bedarf, Informationen auszutauschen, stark angestiegen. Unternehmen sind oft dezentral organisiert, standort- oder gar länderübergreifende Arbeit gehört somit zum Arbeitsalltag. In temporären Projektgruppen erarbeiten wir Konzepte und Massnahmen, und täglich ackern wir uns durch Berge von E-Mails.

Wenn ich mir nun mal überlege, was ich heute wem wie mitgeteilt habe, dann ergibt das eine lange, vielfältige Liste; und das nicht nur weil ich – wie man mir des Öfteren schon gesagt hat – ein eher kommunikationsfreudiges Wesen bin:

- Telefongespräch zu einer Offerte mit einem Kunden geführt

- Agenda fürs Team Meeting von nächster Woche verschickt

- Kurzer Schwatz beim Drucker mit dem Arbeitskollegen

- Bürostuhl über Whatsapp verkauft (hmmm, Whatsapp als neuer Absatzkanal…?)

- In unserer Büromöbelausstellung einen Stammkunden begrüsst

- Kopfhörer rein und mich von der Bürowelt abgeschottet, um diesen Artikel in Ruhe schreiben zu können. Was das mit Kommunikation zu tun hat? Gezieltes Abschotten symbolisiert: "Lass mich in Ruhe arbeiten" Man kann ja schliesslich nicht nicht kommunizieren, Paul Watzlawick lässt grüssen.

(Diese Liste ist übrigens nicht vollständig… bei Weitem nicht…)

Und Sie? Wann kommunizieren Sie wie mit wem? Und warum?

Kommunikation und Führung

Kommunikation ist nicht nur zur Hauptaktivität von Wissensarbeitern geworden, es bedeutet auch Führungsarbeit auf höchstem Niveau. Denn in einer Zeit, in der ort- und zeitungebundenes Arbeiten immer weiter zunimmt, kann es sich kein Manager mehr leisten, sich mit seinen Leuten nicht regelmässig auszutauschen.

Laut einer aktuellen Studie von Deloitte arbeiten 28% aller Mitarbeitenden mindestens einen halben Tag von Zuhause aus.

Mit neuen Arbeitsformen und in sich verändernden Arbeitswelten rückt die Kommunikation noch mehr ins Zentrum. Während der Chef früher seine Mannschaft einfach mal kurz zusammentrommeln konnte (es sass ja auch jeder da, wo er immer sass – an seinem eigenen Schreibtisch), ist das Zusammenkommen im Team zur nicht ganz einfach zu bewältigenden Aufgabe geworden. Wo sitzt denn nun der Hänsel heute, und arbeitet Gretel Dienstags etwa von Zuhause aus? Effiziente Kommunikation wird zur Kunstform mit erheblichem Koordinationsaufwand. Ich rufe die Führungspersonen von heute auf: investieren Sie in Ihre Communication Skills! Denn Führen ist Kommunizieren.

Kommunikation als Störfaktor

Kommunikation kann aber auch etwas ganz anderes sein: es kann lästig, ja sogar störend sein. Lärm, also störende Geräusche, hindert uns daran, effizient zu arbeiten und erhöht unsere Fehlerquote. Unterhaltungen, an denen wir nicht teilnehmen wollen, Telefongespräche, die direkt vor unserer Nase geführt werden, sind solche Arten von unerwünschten Geräuschkulissen. Lärm eben. Es ist vor allem das gesprochene Wort, welches ganz schön an unseren Nerven zehrt. Denn wenn es im Büro zugeht wie im Bienenhaus, dann ist es schnell vorbei mit der Konzentration.

Ja aber was denn jetzt? Kommunikation oder Konzentration? Ich will beides!! Und ich will wählen können, wann ich wieviel wovon haben will. Bei uns funktioniert das folgendermassen: wir sind zu sechst in einem Open Space Büro und verbringen einen nicht zu verachtenden Teil unserer Arbeitszeit am Telefon. Schlechte Voraussetzungen also, um konzentriert arbeiten zu können. Wer genau dies tun will, hat die Möglichkeit, sich zurück zu ziehen. Dafür haben wir einen extra Arbeitsplatz eingerichtet, an dem man ungestört komplexe Büroplanungen zeichnen oder in Ruhe Telefonate erledigen kann. Zugegeben, als Büroausstatter schweben wir hier im Luxus, denn wo sonst sind heutzutage noch mehr Arbeitsplätze als Mitarbeiter anzutreffen..?

Das braucht es aber gar nicht. Das Zauberwort ist heute schon in aller Munde: activity-based working.

Büroplanung wirkt sich auf die Kommunikabilität eines Büros aus!

Okay, das Wort existiert zwar nicht, klingt aber gut, oder? Was ich damit ausdrücken will, ist, dass wir mit einer wirklich zu Ende gedachten Büroplanung, in die die Abläufe und das Miteinander und Nebeneinander im Büro mit einfliessen, auch den Kommunikationsfluss positiv steuern können. Diejenigen, die eng zusammenarbeiten und Informationen austauschen müssen, sollen dies auch tun. Aber bitte ohne die anderen bei ihren Aufgaben zu stören. Ein ungezwungener Schwatz soll möglich sein, und dafür soll man sich nicht beschämt in eine Ecke des Büros zurückziehen müssen, sondern die Möglichkeit haben, dies in einer angenehmen Atmosphäre zu tun. Schliesslich sind Pausen enorm wichtig für unser Wohlbefinden und unsere Produktivität.

In einem activity-based working (ABW) Konzept wählt der Büromensch seinen momentanen Arbeitsplatz anhand der zu erledigenden Tätigkeit aus. Der Arbeitsplatz wird zur Arbeitswelt, in der wir uns flexibel bewegen. Es gibt Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten, genauso wie Meetingpoints für informelle, kurze Treffen oder Sitzungsräume für Treffen, die einen formelleren Rahmen haben.

Bei der Büroplanung gibt es den Ansatz, die Arbeitsumgebung nach Konzentrationsbedarf in verschiedene Fokus-Zonen zu strukturieren. Der Büromensch sucht sich seinen Arbeitsplatz danach aus, wie hoch der Konzentrationsbedarf sein soll. Verbale Kommunikation hat in der high-focus Zone somit nichts zu suchen.

Eine professionelle Büroplanung ermöglicht es uns zudem, Kommunikationsmöglichkeiten an Orten zu integrieren, an die man vielleicht im ersten Augenblick gar nicht denken würde. Damit meine ich jetzt nicht die Toilettenwand, lieber Leser, aber mit Wänden sind Sie schon mal auf dem richtigen Weg. Heute muss nämlich alles beschreibbar sein. Google hat’s uns vorgemacht, wir machen es nach. Wände, Fensterfronten, Trennelemente werden zur Kritzelfläche. Die Wand im Flur kann so plötzlich zur kreativen Spielwiese für Ideen werden. Kommunikation erhält so eine ungeplantere, „rahmenlose“ Form.

Wir haben das bei uns ausprobiert und eine Ideenwand im Büro installiert. Das Resultat ist zwar noch nicht wirklich das erwartete (nämlich, Ideen zu sammeln), das Board wird aber plötzlich für andere interessante Zwecke genutzt: so werden positive Kundenfeedbacks, an denen sich der Einrichtungsberater bis jetzt alleine gefreut hat, an der Wand geteilt. Witzige Tweets und der neuste Blogartikel werden aufgehängt und Umfragen werden gemacht. Die Ideenwand als Plattform für Dinge, die sonst nicht unbedingt im Team geteilt werden.

Überlegen Sie sich doch mal, welche Arten der Kommunikation in Ihrem Büro vorherrschen. Welche anderen Formen und Kanäle könnten diese ergänzen? Wie kann Kommunikation im Fluss bleiben, ohne die ohnehin schon hohe Frequenz noch zu erhöhen?

Und denken Sie daran: Man kann nicht nicht kommunizieren. Danke, Herr Watzlawick.