Wie das optimale Büro Ihre MitarbeiterInnen zufrieden und produktiv macht!

Bei Stress am Arbeitsplatz denken viele automatisch an Zeit- und Termindruck. Woran man bei Stress vielleicht weniger denkt, ist die Arbeitsumgebung. Lärm, Licht, Platzangebot oder die Büroausstattung sind ebenfalls wichtige Aspekte, die unser Wohlbefinden und unsere Gesundheit beeinflussen. Wenn Sie sich dessen bewusst werden, können Sie durch die optimale Bürogestaltung nicht nur Stress am Arbeitsplatz präventiv entgegenwirken, sondern maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit und deren Leistungssteigerung beitragen (Altomonte & Schiavon, 2013).

1. Lärm

Lärm ist einer der größten Störfaktoren am Arbeitsplatz, weil er häufig zu Arbeitsunterbrechungen führt (Hochschule Luzern - CCTP, 2010). Je komplexer die Aufgabe wird (und je mehr wir uns konzentrieren müssen), desto mehr leidet unsere Arbeitsleistung unter Lärm! Wir benötigen mehr Energie für die Informationsverarbeitung und ermüden schneller. Wenn das häufig und über einen längeren Zeitraum der Fall ist, kann das unsere Arbeitsmotivation reduzieren und zu erhöhter Anspannung und Nervosität führen.

Auch auf unseren Körper hat Lärm einen negativen Einfluss. Er lässt nachweislich unseren Stresshormonlevel ansteigen und steht im direkten Zusammenhang mit erhöhtem Blutdruck, erhöhten Blutfettwerten, erhöhtem Blutzuckerspiegel und einem höheren Risiko für Herzinfarkte.

Lärmquellen im Büro nehmen mit der Bürogröße zu: Gespräche von KollegInnen, läutende Telefone oder Geräusche von Geräten. Vor allem bei der Einführung von Großraumbüros kann man mit der richtigen Büroausstattung krankmachenden Lärm wirksam vorbeugen.

Was also tun?

Für eine bessere Raumakustik haben sich zum Beispiel schalldämmende Elemente (z.B. Stellwände, Raumteiler, Akustiksäulen) und schallabsorbierende Materialien an der Decke, auf den Wänden und Schränken und auf Fensterflächen als besonders wirkungsvoll erwiesen. Natürlich sind auch ausreichend Besprechungsräumlichkeiten sinnvoll, damit Gespräche nicht direkt am Tisch oder über die Tische hinweg durchgeführt werden.

Bei vielen „Open Office“-Konzepten gibt es auch eigene Telefon-Boxen.

Achten Sie beim Ankauf und der Einrichtung einer Telefonanlage darauf, dass die Lautstärke des Klingeln gleich verstellbar ist und Ringschaltungen nicht so programmiert werden, dass alle Personen im Großraumbüro hintereinander angewählt werden, wenn die vorherige Person nicht abhebt. 

2. Licht

Maßgeblichen Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre hat auch die Beleuchtung (= künstliches Licht) und die Belichtung (=natürliches Tageslicht) am Arbeitsplatz. Die richtigen Lichtverhältnisse am Arbeitsplatz sind nicht nur für unser persönliches Wohlbefinden wichtig, sondern helfen die Konzentration aufrecht zu erhalten, vorzeitiger Ermüdung vorzubeugen und Unfälle zu vermeiden (z.B. in der Produktion).

Was also tun?

Die Positionierung der künstlichen Beleuchtung ist ein wichtiger Faktor. Lampen sollten so angebracht werden, dass der Arbeitsplatz zwar ausreichend beleuchtet wird, aber störende Schatten vermieden werden. Zum Beispiel empfiehlt es sich, Leuchten seitlich oberhalb des Arbeitsplatzes zu positionieren. Zusätzlich sollte man auch darauf achten, dass es zu keiner Blendung kommt. Bildschirmarbeitsplätze sollte man daher so ausrichten, dass die Blickrichtung parallel zur Fensterfront verläuft.

Zusätzlich sollten auf jeden Fall verstellbare Lichtschutzvorrichtungen an den Fenstern, wie Außenjalousien, Folien oder Vorhänge, angebracht werden. Sonst kommt mit dem Licht auch die Hitze. Und diese kann unsere psychische Leistungsfähigkeit um 30 bis 70% reduzieren! 

Im optimalen Fall ist der Arbeitsplatz mit individuell regulierbarer Beleuchtung ausgestattet (z.B. dimmbare Decken- und Tischlampen), damit dieser an die jeweiligen Bedürfnisse anpassbar ist (Stichwort: altersbedingte Verschlechterung der Sehleistung und Desk-Sharing-Konzepte). Auch wollen die meisten Menschen individuell entscheiden können und sich nicht nach der Masse der KollegInnen richten müssen.

3. Platzangebot und Transparenz

Wie viel Platz ein Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz zur Verfügung hat, beeinflusst das Gefühl des „beengt seins". Man unterscheidet dabei zwischen Wirkbereich und Behaglichkeitsbereich:

· Der Wirkbereich definiert dabei jenen Radius, den ein Mensch benötigt, um alle Gliedmaßen am Arbeitsplatz frei bewegen zu können.

· Der Behaglichkeitsbereich definiert jenen Raum, den eine Person zusätzlich benötigt, um sich nicht beengt zu fühlen (Empfehlung sind mind. 30% zusätzlich zum Wirkbereich).

Was also tun?

Schreibtisch und das Platzangebot unmittelbar um den Arbeitsplatz sollten daher so gestaltet sein, dass Beschäftigte sich uneingeschränkt bewegen können (Beinfreiheit). Auch die vorhandene Arbeitsfläche sollte groß genug sein und zur Tätigkeit passen. Wer viel mit Papierunterlagen arbeitet, benötigt mehr frei verfügbare Ablagefläche direkt am Schreibtisch als Personen, die hauptsächlich mit digitalen Inhalten arbeiten. 

Vorsicht sollte jedoch auch beim Gegenteil geboten werden. Zu viel Platz ohne sichtbare Trennung (= räumliche Transparenz), wie das zum Beispiel in Großraumbüros der Fall ist, führt zu einer starken Reduktion der wahrgenommenen Privatheit. Einen Moment nur für sich zu sein, ist dabei ein natürliches Grundbedürfnis und hat den Zweck, sich zu sammeln, entspannen und wieder zu regenerieren. Das heißt, eine offene physische Arbeitsumgebung (z.B. Glaswände) wird als unangenehm empfunden, weil die Möglichkeit des Rückzugs von anderen fehlt und das eigene Verhalten permanent von anderen beobachtet und kontrolliert werden kann (Schaible-Rapp, 1996).

Horror-Beispiel: Firma übersiedelte in neues Gebäude mit vielen Glaswänden und Besprechungsräumen in der Mitte des Gebäudes. Alle Innenwände bestehen nur noch aus Glaswänden. Die MitarbeiterInnen beginnen rasch diese mit Postern oder Flipchart-Papier zu überkleben, was der Geschäftsführung optisch natürlich nicht gefällt. Die Personalabteilung muss in den „Aquarien“ (wie es die MitarbeiterInnen abschätzig nennen) sogar die emotionalen Einstellungs- und Entlassungsgespräche durchführen!

Was also tun?

In Zeiten von Großraumbüros oder Open-Space-Konzepten sollte daher unbedingt auf die Schaffung von Zonen geachtet werden, in denen neben Gruppenarbeit auch „Privatheit“ gelebt werden kann. Zum Beispiel durch Einrichtung von uneinsichtigen Rückzugsräumen oder Platzierung von Trennwänden. Die haben auch gleich einen schallabsorbierenden Effekt!

Fazit

Durch bewusste Gestaltung der Büroräumlichkeiten kann gezielt Stress reduziert und somit ein wichtiger Beitrag zur Gesundheit der MitarbeiterInnen geleistet werden. Daher sollten Sie Büroeinrichtung nicht nur nach dem Preis aussuchen, sondern auch den langfristigen Nutzen mitberücksichtigen. Denn von gesunden, zufriedenen und motivierten MitarbeiterInnen profitieren nicht nur die Leute persönlich, sondern vor allem die Führungskräfte und das Unternehmen!

Sie möchten die Arbeitsbedingungen von sich selbst und Ihren MitarbeiterInnen optimieren? Gerne steht das Team von JOMA und Arbeitspsychologie Jakl für eine fachkompetente Beratung zur Verfügung.