Wie kann uns AI im Büroalltag unterstützen?

Wir sprechen damit, interagieren damit. Vielleicht sogar, ohne es zu merken. AI hat sich schleichend in unseren Alltag integriert. Entsprechende Programme finden wir in unseren Handys, Autos, Softwareprogrammen etc. Es ist keine Frage: AI wird unsere Zukunft auf eine ganz besondere Weise prägen. Doch wie können wir uns diese Entwicklung im Büro zunutze machen?

Was ist AI?

«AI» steht für «Artificial Intelligence». Im deutschsprachigen Raum begegnet man auch häufig dem Begriff «KI», «Künstliche Intelligenz». Es umfasst alle Massnahmen, die dazu dienen, Maschinen intelligent zu machen und mit Menschen in einen Austausch zu gehen.

Unter AI verstehen wir zum Beispiel Sprachassistenten wie Siri oder Alexa, Einparkhilfen in Autos, Textvorschläge bei WhatsApp oder Microsoftprogrammen oder auch online Programme wie ChatGPT.

Wie kann ich AI im Business nutzen?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie sich AI im Büro zu Nutze machen können. Hier ein paar Beispiele:

Beginnen wir mit ChatGPT. Das offen zugängliche AI Portal beantwortet alle Art von Fragen, erstellt Texte und bietet Hilfestellung bei technischen Problemen. Man kann einfach seine Frage oder sein Problem schildern, und Chat GPT findet eine Lösung.

Man kann ChatGPT auch darum bitten, eine Mail zu verfassen oder einen Social Media Post zu einem bestimmten Thema zu schreiben. Sogar Blogartikel kann das Tool verfassen. Auch das Programm Rytr kann hier sehr hilfreich sein und textet für Sie diversen Content.

Spätestens seit TikTok und Instagram Reels sehen wir auch, wozu AI in Videos fähig ist. Mittlerweile kann man sich bequem ein Reel automatisch erstellen lassen. Einfach Videos hochladen, Musik auswählen und das App macht den Rest. Grossartige Videotools sind auch Videoleap, wo man sich spezielle Effekte ins eigene Video laden kann oder die Subcap App, welche automatisch vom Gesprochenen Untertitel generiert, auch in mehreren Sprachen. So wird Ihr Internet Content noch abwechslungsreicher.

Letztere Entwicklung hat das Reisen und die Interaktion mit verschiedenen Kulturen in den letzten Jahren vereinfacht. Google Translate erlaubt es uns, auch ohne Fremdsprachenkenntnisse klarzukommen, indem es ganze Sätze in fremde Sprachen übersetzt. Sogar uns fremde Schriftzeichen lassen sich scannen und live in lateinische Schriftzeichen umwandeln. Inklusive der sprachlichen Übersetzung, natürlich. Und wer lieber selber eine Fremdsprache lernen will, hat es heutzutage leichter. Denn dank AI-Programmen können wir Sprachen von überall her lernen und sogar interaktiv die Kommunikation trainieren, indem wir quasi mit der AI sprechen.

Auch gibt es einige gute SEO Tools, die einem aufzeigen, wie häufig gewisse Fragen zu einem Thema online gesucht werden. Daraus lassen sich spannende Insights und Marketingmassnahmen zu einem bestimmten Thema ableiten. Dabei wird z.B. auch Google Autocomplete berücksichtigt und somit wird dem ganzen noch mehr Tiefe verliehen. Ein Beispiel ist hier die Seite answerthepublic.com.

Und das ist erst der Anfang. In den nächsten Monaten und Jahren wird dank AI vieles weiter vereinfacht werden. Zum Beispiel soll AI vermehrt auch in Microsoft Teams eingebunden werden und z.B. Protokolle von Sitzungen erstellen können.

Auch das Schreiben von Dokumenten und Briefen soll noch mehr automatisiert werden.

Und das ist nur die Spitze des Eisbergs. Denken wir nur mal weiter an die Autoindustrie, unser Konsumverhalten, Smart Homes und so weiter.

Die Herausforderungen und Gefahren von AI

Dieser Blogartikel wurde nicht durch AI geschrieben. Sondern durch jemanden, die sich für dieses Thema interessiert und voller Freude darüber berichtet. Denn es bleibt die Frage, wie viel Nuancen und Emotionen eine künstliche Intelligenz ins Erstellen von Texten stecken kann. Sei das in Blogartikeln oder Social Media Posts.

Als jemand, die viel ausprobiert hat und der künstlichen Intelligenz auch schon den einen oder anderen Text in Auftrag gegeben hat, lautet meine Meinung zum Thema «Texten durch AI»: Masse ja, Klasse nein. Natürlich ist es toll, wenn man innerhalb von drei Minuten einen Blogartikel zusammen hat. Aber es wäre eine Illusion zu glauben, damit hätte es sich erledigt.

Texte beinhalten nicht selten noch Falschinformationen und sind, wie gesagt, häufig eher emotionslos. Dementsprechend benötigt man eine gewisse Nachbearbeitungszeit, wenn man gute Artikel oder Posts schreiben will. Aber, um sich inspirieren zu lassen oder bei einer Schreibblockade, kann dieses Tool durchaus hilfreich sein.

Dasselbe gilt übrigens für Videotools oder Untertitelprogramme. Sie funktionieren recht gut, aber man muss sich Zeit nehmen, die Fehler und Unebenheiten auszubügeln.

Und wenn Sie schon mal gesehen haben, was die chinesischen Schriftzeichen bei gewissen Tattoos tatsächlich bedeuten, wissen Sie, dass auch bei Übersetzungen Vorsicht geboten ist. Nicht alles stimmt immer zu 100% und manchmal muss man selbst die sprachlichen oder kulturellen Lücken versuchen zu füllen.

Gefahren von AI bestehen wohl im Missbrauch dieser intelligenten Tools. Es ist heute schon manchmal schwer genug, Spamnachrichten oder Scams zu durchschauen. Durch AI wird dem Ganzen eine fast schon unheimliche Komponente gegeben. Die Internetkriminalität wird definitiv auch von dieser Entwicklung profitieren und es gilt, umso mehr auf der Hut zu sein.

Sie sind gut beraten, wenn Sie es vermeiden, persönlichen Daten preiszugeben. Dazu gehören auch Dinge wie Ihr Geburtsdatum, Ihre Adresse und natürlich sensible Daten wie Kreditkarteninfos, vertrauliche Firmeninfos etc.. Das gilt auch, wenn Sie auf ChatGPT unterwegs sind.

Fazit

AI ist die Zukunft. Es lohnt sich, die Entwicklungen kennenzulernen und dranzubleiben. AI bietet schon heute viele hilfreiche Tools und wird uns die Arbeit in Zukunft weiterhin erleichtern. Sie ist jedoch zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht zu 100% verlässlich. Man sollte eine gewisse Vorsicht walten lassen, aber definitiv muss man keine Angst davor haben. Nicht vor dem Missbrauch der künstlichen Intelligenz und schon gar nicht vor einer Terminator-ähnlichen Zukunft, in der die Maschinen die Menschheit kontrollieren. Wie eine Fachfrau vor einigen Wochen an einem Vortrag dazu meinte: Wir Menschen funktionieren immerhin auch immer noch ohne Strom.