Wie Sie ENDLICH mehr Ordnung am Arbeitsplatz haben!

„Kannst du mal herkommen?“ Meine Chefin ruft mich. Bestimmt möchte sie mit mir die aktuelle To Do Liste anschauen. Ich bin bestens gerüstet, habe ausnahmsweise sogar mal alle meine Unterlagen dabei. Sie: „Wie weit bist du mit dem aktuellen Blogartikel?“ Ich: „Hab ich bereits gemacht.“ (stolz!) Sie: „Wo?“ Ich: „Ist er nicht abgespeichert? Dann hab ich ihn wohl auf meinem Laptop.“ Kramkram…. Nein warte, da ist er auch nicht. Verdammt wo hab ich denn…? Ich hab ihn gemacht ganz sicher, aber wo ist der jetzt schon wieder gespeichert…“ Sie: „Lass gut sein, wie sieht’s aus mit der Anpassung des Impressums auf unserer Website?“ Ich: „Ääähm… Ja genau die Anpassung. Wie läuft das nochmal?“ Sie: „Das haben wir doch besprochen.“ Ich: „Ja schon… Und ich weiss ich hab’s mir aufgeschrieben… Irgendwo. Auf einem Zettel glaube ich. Aber den finde ich nicht mehr… Sorry. Hab da was auf meinem Laptop gespeichert aber ich glaube das… kramkram… Oh nein warte, das ist die Anleitung für das Anpassen der Produktebilder…“

Nein, ich bin keine schlechte Mitarbeiterin. Mir wird sogar sehr oft gesagt ich sei ein sehr kreativer Kopf. Nur eben auch kreativ bei meiner Ordnungshaltung. Und während ich mit hängendem Kopf zurück zu meinem höhenverstellbaren Schreibtisch schlurfe, mach ich erst mal Platz, um die neuen Notizen zu verstauen. Nur wo? Wo ist ein guter Ort? Ich lege sie beiseite und sofort werden sie eins mit der papierenen Umgebung, die meinen Schreibtisch bevölkert. Während meine Kollegen drei mickrige Stapelchen mit Sichtmappen hübsch geordnet auf dem Tisch haben, ist bei mir die Papier- und Sichtmappenanarchie ausgebrochen. Wie schaffen die das nur??

Der Aufräumkurs

Wie gesagt, ich bin keine schlechte Mitarbeiterin. Mein Jahresgespräch verlief gut, bis zu dem Punkt wo mir ein Aufräumkurs nahegelegt wurde. „Bitte was?!“ Ich musste erstmal schlucken. Doch war ich selbst schuld. Habe ich immerhin zugegeben, dass das Chaos in meinem Kopf und bei meinem – nennen wir es mal Ablage-“System“ – das Arbeiten nicht immer einfach macht. Also Augen zu und durch. Vielleicht lässt sich ja was lernen. Doch die überaus traumatischen Schulerinnerungen übernehmen mich sofort. „Tanja, hör gefälligst zu!“ „Tanja, jetzt hast du schon wieder nicht aufgepasst!“ „Tanja! Wo schwebt Dein Kopf schon wieder? Zum Glück ist der angewachsen, sonst hättest du den auch schon längst verloren… gwaa gwa gwa gwa gwa…“ Die Erinnerung endet immer in einem Gequake im Stil von Charlie Browns Lehrerin. BLÄH!

Am schicksalhaften Tag gehe ich mit gemischten Gefühlen zum Kursraum. Die rationelle Erwachsene und das rebellische Kind in mir streiten sich. „Das wird bestimmt lehrreich. Ich muss nur offen bleiben.“ „Was offen?! Die wollen dir nur ein System aufdrängen und dich einengen. Sicher so eine verkrampfte Lehrerin mit strengem Dutt und tief sitzender Brille die dich so über die Gläser hinweg mit ihrem verklemmten Blick langsam tötet..!“ (Ja, meine Schulzeit muss wirklich traumatisch gewesen sein..!) Ich komme in den Raum und sofort kommt eine lächelnde, fröhliche Frau auf mich zu und stellt sich vor. 1:0 für die Erwachsene Tanja.

Zuerst werden wir gebeten, ein Stichwort aufzuschreiben. Und zwar zu dem, was uns zum Thema Ordnung in den Sinn kommt. Ich überlege. „Überlegt nicht, schreibt einfach das erste, was euch in den Sinn kommt auf.“ Sagt die noch immer unverkrampfte und lächelnde Lehrerin. Also schreibe ich „BLÄÄÄH!“ auf meinen Zettel.

Dann werden wir gebeten, den IST- und den SOLL-Zustand unseres Arbeitsplatzes oder des Ortes, an dem wir mehr Ordnung haben wollen, zu zeichnen. Also lege ich los. Eine Zeichnung für meinen Home Office Arbeitsplatz und eine für meinen Arbeitsplatz und die Situation in der JOMA.

Präzise Veranschaulichung des ist und soll Zustandes

Oben ist mein privater Arbeitsplatz zu Hause, wo ich ab und zu Home Office mache. Unten mein Arbeitsplatz in der JOMA. Links jeweils der Ist-, rechts der Sollzustand. Geschrieben in schönstem Schweizerdeutsch J Die Liste, die ich da in der Hand habe (ja so sehe ich ungefähr aus…) trägt übrigens den Titel "so wird's gemacht".

Problemfall Home Office

Als ich wusste, dass ich Home Office machen würde, besorgte ich mir voller Freude einen Schreibtisch. Er war schön und ordentlich, und ich setzte mit kleinen Dekogegenständen bunte Akzente. Leider sieht man diese kleinen farbigen Accessoires nicht mehr unter den Papierbergen. Ich wollte sie nie, diese Papierberge. Doch dann kommt der Tag, an dem ich etwas einordnen muss. Also suche ich den Locher – find ihn aber nicht. Ich hab‘ noch anderes zu tun. Keine Lust. Ach was soll’s, ich mach’s ein anderes Mal. Und schon liegt da wieder ein Papier mehr auf dem Tisch. Ich wusste immer, ich muss das Zeug ablegen. Ich habe mir sogar extra Ordner dazu gemacht, stellen Sie sich das mal vor! Der gute Wille war da. Aber sogar ein eigens von mir kreiertes Registersystem zeigte nicht die gewünschte Wirkung. Denn zu der Frage, was denn eigentlich wichtig genug zum Behalten ist, kam die nächste Frage: In welche Ordner und unter welchem Register soll ich es denn nun einordnen? Okay, vielleicht hat es ja auch etwas mit ein wenig Faulheit zu tun.

Problemfall Arbeitsplatz, aka mein Kopf

Der andere Problemfall ist weniger das Chaos auf dem Schreibtisch, denn bei meinem Arbeitsplatz in der JOMA arbeite ich im Job-Sharing, also teile ich mir die Arbeitswoche und den Platz mit einer Kollegin. Alles hat dort seinen festen Platz und muss am Freitagabend pünktlich um 17.00 Uhr aufgeräumt sein – clean desk policy. Das Chaos herrscht dort in meiner explodierenden Sichtmappe. Mein verzweifelter Versuch, nachdem meine hauseigene Methode des Notizetteli-Wahnsinns versagt hat: das ganze elektronisch im Programm One Note abzulegen. Jetzt einfach Chaos auf elektronisch. Und dann ist da noch mein Kopf, der mich pausenlos bittet: „Schreib das Zeug auf, alles, ich kann’s mir nicht merken!“

Also zurück zum „Endlich Ordnung am Arbeitsplatz“ Kurs. Unsere Lehrerin gewann mein Herz, als sie folgendes sagte: „Ordner finde ich zu kompliziert. Überlegt euch mal, da hat man ein Blatt. Man nimmt es in die Hand (1.), locht es (2.), holt den Ordner (3.), öffnet die Klammern (4.), legt das Blatt hinein (5.), schliesst den Ordner (6.) und versorgt ihn wieder (7.). Das sind sage und schreibe SIEBEN Arbeitsschritte, nur um ein Blatt abzulegen! Wenn das für euch passt, perfekt, macht das so, aber mir ist das zu kompliziert.“ Ich hielt mich gespannt am Tisch fest, Augen weit aufgerissen, Oberkörper nach vorne gebeugt um ja kein Wort zu verpassen. Ich war selbst überrascht über meine Begeisterung. Dann aber doch meine Frage an sie: „Was kann ich tun?“

Meine Erleuchtung

Dann wurden uns verschiedene Möglichkeiten gezeigt, wie zum Beispiel Stehsammler anstelle von Ordnern zu benutzen. Das fand ich dann schon komisch, denn das ist ja einfach Chaos, besser versteckt… Doch die Kursleiterin meinte dazu, dass es nun mal halt Menschen gäbe, die mit solchen „Systemen“ die Unterlagen schneller zur Hand hätten als wenn diese eingeordnet wären. So wie es auch Menschen gibt, die schneller mit dem Ordnersystem arbeiten können. Es gehe hauptsächlich darum zu verstehen, wie unser Kopf arbeitet und anstatt ihn ändern zu wollen, mit ihm zusammen zu arbeiten. Da kam mir in den Sinn, wie ich meine im Ordner abgelegten Unterlagen nie finden konnte und plötzlich fiel mir ein wie das damals war, bevor ich krampfhaft versuchte, Ordnung zu halten. Mein Ablagesystem war nämlich eine Kartonschachtel in der alles landete, wovon ich dachte ich müsse es behalten. Und glauben Sie mir – ich habe immer alles wieder gefunden ohne stundenlang suchen zu müssen. Das Gesuche fing an, als ich versuchte, mir selbst ein System aufzuzwingen! Was für eine Erleuchtung!

Die persönlich richtige Ordnung

Nicht, dass ich jetzt zurück zur Kartonschachtel gehen würde. Doch es gibt eine Welt jenseits von Ordnern und Kartonschachteln und es geht nur darum, das Richtige für einen selbst zu finden. Nämlich dieses eine System, das, wie gesagt, mit dem Kopf zusammen arbeitet. Als chaotisch-kreative Stereotype mag ich Formen und Farben. Als meine Kursleiterin dann meinte, sie arbeite gerne mit diversen Farben als System wusste ich, was ich zu tun habe.

Gleich die Woche drauf ging ich hoch motiviert Bürosachen shoppen! Freudig aufgeregt, als ginge es um ein neues Paar Schuhe tauchte ich in die Welt der Büroartikel ein (Anmerkung an mein jüngeres ich: Nicht weinen. Du bist immer noch cool!). Kurz darauf ging es mit pinken, blauen, grünen und gelben Stehsammlern und Sichtmappen bewaffnet zurück nach Hause. Und glauben Sie mir: Es war eine unglaubliche Wohltat, als ich die Herrschaft der mich unterdrückenden Ordner ein für alle Mal beendete! Voller Inbrunst entriss ich ihnen den Inhalt und schmiss sie auf den Boden! Nur um sie danach in eine Kiste zu räumen und auf Nimmerwiedersehen… im Keller zu verstauen. Man wirft ja keine Ordner weg, vielleicht kann ich sie ja mal brauchen. Aber glauben Sie mir, ich habe sie richtig dramatisch im Keller verstaut!

Meine persönlichen top Ordnungs-Tipps

So. Soweit meine Geschichte. Hier habe ich die besten Punkte des Kurses für Sie zusammengefasst:

1. Finden Sie heraus wie Ihr Kopf funktioniert. Es kann sein, dass ein in den Himmel gelobtes System für Sie einfach nicht das Richtige ist. Das ist okay, es gibt hier kein Richtig und kein Falsch!

2. Misten Sie gründlich aus. Leeren Sie alle Schubladen auf den Boden aus und dann holen Sie Schachteln für: „weiss nicht was es ist“ / „weiss nicht, was ich damit machen soll“ / weiss nicht wohin damit“ / „entsorgen“ / „behalten“. Dann organisieren Sie sich neu. Alle Dinge, bei denen Sie sich nicht sicher sind, kommen in eine Schachtel und dann ab in den Keller. Wenn Sie sie ein Jahr lang nicht benutzt haben – weg damit! Funktioniert übrigens auch hervorragend beim Kleiderschrank!

3. Dinge, die Sie täglich brauchen, sollten möglichst unkompliziert greifbar sein. Auf dem Tisch oder in der obersten Schublade. Dinge die Sie selten brauchen, dürfen weiter weg platziert sein.

4. Sie haben sich mit der Ordner-Ordnung auf Ihrem Computer fest gefahren? Kein Problem! Erstellen Sie den Ordner „Z“ (Z, damit er immer zuunterst erscheint), speichern Sie alle bestehenden Dokumente und Ordner darin und fangen Sie neu an. Dokumente, die Sie immer wieder brauchen holen Sie vom „Z“ wieder in das neue System – der Rest kann dort vergammeln. Wichtig: Holen Sie Altes nur während des Arbeitsprozesses aus dem „Z“-Ordner. Verschwenden Sie keine Zeit damit, alte Dokumente auf dem Computer neu einzuräumen!

Zum Schluss kann ich nur sagen der Kurs hat sich definitiv gelohnt! Und wenn es Ihnen auch oft so geht wie mir freue ich mich, über Ihre geteilten Erfahrungen und Tipps!