Zeitmanagement und Organisation im Büro

Fragt man den Duden, was denn Zeit überhaupt ist, so bekommt man die Antwort: eine Aufeinanderfolge der Augenblicke. Wikipedia dient an dieser Stelle mit einer Fülle an Definitionen. So ist Zeit zum einen eine physikalische Grössenart. Das Formelzeichen der Zeit ist t, ihre SI-Einheit ist die Sekunde s. So weit so gut. Die Ökonomie betrachtet Zeit auch als Wertgegenstand. Und hier wird es interessant. Diese fast schon philosophisch anmutende Betrachtungsweise der Zeit ist nämlich hochaktuell. Wir alle hätten doch gerne einfach noch ein bisschen mehr davon. Die Angebotsverknappung macht also das Gut attraktiver. Wir bekommen sie zwar kostenlos, können sie aber weder anlegen, noch sparen. Und so müssen wir uns ständig fragen, wie wir dieses kostbare Kapital denn nutzen wollen. Wie organisieren wir unsere Arbeitszeit, wie verbringen wir unsere Freizeit, wie gestalten wir unsere Lebenszeit? Und wieso machen wir da eigentlich immer einen so grossen Unterschied? Aber dazu ein andermal mehr.

Der (Selbst-)Manager in uns allen

Lässt sich Ihre Zeit denn überhaupt von Ihnen managen? Oder gibt sie nicht vielmehr den Takt an, dem Sie sich unweigerlich unterzuordnen haben? Was wir tun können, ist, die Zeit optimal zu nutzen. Dazu müssen wir vor allem eins tun: uns selbst managen.

Zugegeben, man sollte sich ja heutzutage gründlich überlegen, wie effizient man seine Arbeit wirklich erledigen will. Denn wer pünktlich geht, der hat doch ganz offensichtlich nicht genug geleistet, oder? Klar, das mag jetzt etwas übertrieben klingen, der Überstundenwettbewerb ist aber leider in so manchem Unternehmen Teil der Kultur geworden. Überstunden gehören nicht nur zum guten Ton, sie werden quasi zum Statussymbol. Ich gehe an dieser Stelle mal davon aus, dass Sie, verehrter Leser, nicht zu dieser gegeisselten Spezies gehören. Wo also – und wie – können wir Zeit sparen?

Es gibt praktische Fähigkeiten, die uns tatsächlich dabei helfen, effizienter zu arbeiten. Dazu gehören:

- Lernen Sie das 10-Finger System! Es tippt sich einfach gleich viel schneller und man beeindruckt den Büronachbarn.

- Besuchen Sie einen Schnelllesekurs!

- Sie arbeiten viel mit einem speziellen Computerprogramm? Dann stellen Sie sicher, dass Sie es wirklich beherrschen. Diese ewige Rumprobiererei ist nämlich ein fieser Zeitdieb.

- Machen Sie Konzentrationsübungen, um ebendiese zu steigern. Oder versuchen Sie es mal mit Achtsamkeitsübungen wie sie im MBSR Training (Mindfulness-Based Stress Reduction) genutzt werden.

- Durch die richtige Beleuchtung im Büro sind wir fitter und arbeiten produktiver! Dazu gibt’s hier mehr Informationen.

- Finden Sie heraus, wann Sie am produktivsten sind und legen Sie die herausforderndsten Arbeiten in diese Zeitfenster. Da ist zwar erst mal ein bisschen Analyse gefragt, lässt sich aber sofort und kostenlos umsetzen.

Wenn da nur der innere Schweinehund nicht wäre. Beziehungsweise – und das ist das Fiese an der Geschichte, man muss sich erst mal die Zeit nehmen, um sie dann zu sparen. Sehen Sie es als Investment mit hohem ROI. Versprochen.

Die bekanntesten Zeitmanagementtechniken

Für alle, die noch etwas weitergehen wollen und das mit dem Zeitmanagement wirklich seriös betreiben wollen, seien hier die geläufigsten kurz vorgestellt:

Die Eisenhower-Matrix

Hier unterteilen wir all unsere Aufgaben in vier Felder: dringend und wichtig, dringend aber nicht wichtig, wichtig aber nicht dringend, weder dringend noch wichtig. Was mit letzteren geschieht, ahnen Sie wohl schon: Papierkorb!

Die Aufgaben aus dem ersten Feld sollten direkt erledigt werden. Die dringenden aber nicht wichtigen Dinge können delegiert werden, für die wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben setzen Sie sich einen Termin in Ihrer Agenda.

Ich bin ein grosser Fan dieser Technik, die mir mein ehemaliger Chef vor Jahren nahegelegt hatte, nachdem er mich hyperventilierend in meinem Büro vorfand...

Not-to-do-Liste

Klingt im ersten Moment absurd, funktioniert aber gar nicht mal so schlecht, wie ich aus eigener Erfahrung sagen kann. Man stelle sich morgens die Frage: womit will ich heute meine Zeit auf keinen Fall vergeuden? Facebook checken, alle 10 Minuten auf Whatsapp schauen ob jemand geschrieben hat, die privaten E-Mails lesen,… All das sind nämlich fiese Zeitdiebe, die uns so manche Minute kosten. Es ist aber leider wie mit dem guten Vorsatz zum neuen Jahr: die not-to-do-Liste erfordert Disziplin, und eine strenge Beobachtung des inneren Schweinhundes!

GTD: Getting Things Done

David Allens Ansatz hat zum Ziel, all die Dinge die uns beschäftigen (und uns so Zeit rauben), aus unserem Kopf heraus in ein „vertrauenswürdiges System“ zu verschieben. Dieses kann das persönliche Ablagesystem, die To-Do Liste, etc. sein. Jede Aufgabe soll dann folgendermassen abgehandelt werden:

1.     Erfassen
2.     Durcharbeiten
3.     Organisieren
4.     Durchsehen
5.     Erledigen

Die Aufgaben sollen nach ihrer Dringlichkeit sortiert werden, wobei sehr wichtige Aufgaben, die schnell abgearbeitet werden können, sofort erledigt werden sollten. Aus den Augen aus dem Sinn also. Danach kommen die wichtigen Dinge, die etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen und schlussendlich widmet man sich den restlichen Aufgaben, die dank Punkt 1 – Erfassen – auch nicht vergessen gingen.

Ausprobiert habe ich persönlich diese Technik noch nicht. Vielleicht hat‘s jemand von Ihnen schon einmal versucht? Dann schreiben Sie uns! Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen!

Doch wer weiss, vielleicht sind Sie auch einfach nicht der Typ für Zeitmanagement. Möglicherweise brauchen Sie die Spontaneität, um effizient arbeiten zu können. So tickt jeder von uns eben ein wenig anders. Was wir uns aber alle bewusst machen sollten, ist dass auch die Uhr immer gleich tickt. Und so überlasse ich Sie wieder Ihrer Arbeit mit einer weiteren Auslegung der Zeit: „Die Zeit beschreibt die Abfolge von Ereignissen, hat also im Gegensatz zu anderen physikalischen Grössen eine eindeutige, unumkehrbare Richtung.“ Machen Sie das Beste draus.